Change management E-mail

Change management, ook wel Veranderingsmanagement genoemd, is een bedrijfskundige stroming gericht op het beheer en beheersen van veranderingen in de structuur of de werkwijze van een bedrijf of organisatie. De term zelf is in 1980er jaren ontstaan. Het Engelse equivalent change management wordt vaak gebruikt voor wijzigingen in een automatiseringssysteem, zie ook ITIL.

 

Overzicht
Structurele aanpassingen dienen meestal binnen een bepaalde termijn gereed te zijn, zodat veranderingsmanagement vaak een vorm van projectmanagement is. Een project heeft tot doel om binnen een bepaalde tijd, met een gegeven budget iets nieuws tot stand te brengen: bijvoorbeeld de invoering van een nieuw geautomatiseerd systeem, een andere productiemethode, een vernieuwd logistiek proces. Dat nieuwe moet geaccepteerd en geïntegreerd worden in het reeds bestaande. Bij de oplevering van een systeem spreekt men van "in beheer (en onderhoud) nemen".
Het veranderen van organisaties wordt door een projectteam stelselmatig aangepakt en uitgevoerd. Een basisprincipe hierbij is dat mensen die zelf veranderingen kunnen initieren, dit als uitdaging zien. Veranderingen die op mensen afkomen zonder dat zij hierop invloed hebben, worden als bedreiging ervaren en roepen weerstand op. Uit onderzoek in de jaren tachtig bleek dat gemiddeld 5% van de werknemers die met grote veranderingen in de arbeidsorganisatie te maken kreeg, zich hierdoor voor kortere of langere tijd ziek meldde.
Het projectteam is slechts een tijdelijke organisatie en wordt daardoor ontbonden op het moment dat de opgedragen taak gereed is. Niet zelden bestaat er een overdrachtsmoment tussen projecttaken en beheertaken. Wanneer de bestaande organisatie een systeem niet in beheer kan of wil nemen ("het projectteam heeft het systeem over de schutting gegooid") ontstaat er een beheerprobleem. Deze situatie hangt vaak samen met een gebrek aan betrokkenheid van bestaande organisatie gedurende de projectfase. Dit is een typisch veranderkundig probleem.

 

Geschiedenis
De term "Veranderingsmanagement" is in 1980er jaren ontstaan. Op het gebied van het herontwerp van organisaties waren er rond deze tijd drie prominente concepten voorgesteld:

  1. Lean productie gericht is om verspillingen van zaken die geen toegevoegde waarde leveren, te elimineren.
  2. Business process reengineering gericht op fundamentele en radicale herstructurering van bedrijfsprocessen om op deze manier grote verbeteringen in de organisatie te weeg te brengen.
  3. Sociotechniek gericht op het verbeteren van het functioneren van mens en organisatie door aanpassing of herontwerp van werkprocessen en organisatie van de techniek of diensten én van de menselijke arbeidstaken.

Hiernaast kwamen andere concepten in de belangstelling als Total Quality Management (TQM), Empowerment Lerende organisatie, en Time based competition van de Boston Consulting Group, die een korter leven beschoren waren.
Zelf pleit Mastenbroek voor een doelmatig veranderingsmanagement, waarbij het zwaartepunt ligt op het zo effectief mogelijk implementeren van de veranderingen. Organisaties hebben hierbij behoefte aan zowel centralisatie als decentralisatie. Er dient centraal vastgesteld en uitgedragen te worden, welke richting de verandering in grote lijnen op dient te gaan, en wat hierbij van de mens en organisatie verwacht wordt. Dit kan mensen helpen om decentraal zelfstandig veranderingen door te zetten.

 

Benaderingen
Er bestaan twee benaderingswijzen bij het managen van veranderingen: het ontwerpmodel en het ontwikkelmodel. Hieronder worden beide modellen besproken.

  1. Ontwerpmodel
    Bij het ontwerpmodel tracht men voordat een systeem in beheer genomen wordt zo nauwkeurig mogelijk vast te stellen welke procedures en werkinstructies nodig zijn. Dit theoretische model kan als een blauwdruk dienen voor de nieuwe organisatie. Het ontwerpmodel is vaak centralistisch. In psychologisch opzicht overwegen angst en controlebehoefte.
    In Nederland wordt vaak gebruikgemaakt van het kleurenmodel dat door de De Caluwé en Vermaak is ontwikkeld. Dit model behelst vijf kleuren waarbij elke kleur een bepaalde strategie vertegenwoordigt.
    Geel: belangen bij elkaar brengen
    Blauw: planmatig denken en vervolgens planmatig doen
    Rood: mensen op de juiste manier prikkelen
    Groen: Mensen in leersituaties brengen
    Wit: Ruimte bieden voor spontane evolutie.
  2. Ontwikkelmodel
    Het ontwikkelmodel gaat uit van de inventiviteit van mensen en de flexibiliteit van de onderneming. Er is consensus over de ideale eindsituatie, maar men bepaalt in de praktijk welke procedures en werkinstructies in de praktijk nodig zijn om tot deze situatie te komen. Het ontwikkelmodel is meestal decentraal en maakt gebruik van netwerken (virtuele organisatiestructuren). Psychologisch gezien gaat dit model uit van vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheidsgevoel.
  3. Gecombineerd model
    Sommige zaken kunnen het beste volgens het ontwerpmodel (centraal) worden ingericht, andere bij voorkeur volgens het ontwikkelmodel (decentraal, als een netwerk).

 

Ontwerpen en ontwikkelen

Richtlijnen voor het ontwerpen zijn:

  • Bepalen welke bedrijfsfuncties (en de gerelateerde systeemcomponenten) het betreft: welke afdelingen zijn erbij betrokken, welke onderlinge afhankelijkheden bestaan er;
  • Vaststellen op welke tijden welke bedrijfsfunctie gegarandeerd beschikbaar moeten zijn (welke risico’s zijn aanvaardbaar en welke garanties noodzakelijk);
  • Welke verantwoordelijkheden zijn nodig (uitgedrukt in concrete doelstellingen);
  • Suggereer bestaande best practices aan de uitvoerende organisatie;
  • Ontwikkel een meet- en regelsystemen, overleg n.a.v. gemeten resultaten, communiceer verbeterpunten en behaalde successen.

En betreffende de ontwikkeling:

  • Laat de optimale manier om storingen op te lossen vrij (ga na in hoeverre de bestaande kanalen werken, welke nieuwe taken nodig zijn);
  • Onderzoek welke bevoegdheden er waar nodig blijken te zijn;
  • Zorg voor een streven naar continue verbetering.

 

 
Volgende >
Joomla Template by Joomlashack
Free Joomla Templates